Microsoft 365 Business Standard vs. Office 365 E3

Maksimalt antal brugere:

Da Microsoft 365 Business Standard betragtes som en SMB-licens (Small & Medium Business), kan en virksomhed kun købe op til 300 af disse licenser, hvorefter du skal begynde at købe Office 365 E3-licensen. Dette betyder ikke, at alle Business Standard-licenser skal konverteres til E3, du kan teoretisk set have 300 licenser til Microsoft Business Standard og 1 licens til E3, hvis du havde 301 medarbejdere. Når det er sagt, er Microsoft 365 Business Standard-licensen (tidligere kendt som Office 365 Business Premium) normalt utilstrækkelig til en stor virksomheds behov, når en organisation når 300 medarbejdere.

Størrelse på Exchange Online-indbakke:

Microsoft 365 Business Standard begrænser antallet af mails + kalenderelementer i din indbakke til 50 GB, mens Office 365 E3 tilbyder ubegrænset lagerplads i mail. Denne er ærligt talt ikke så stor en bonus, da 50 GB kan, afhængig af ud- og indgående emails, rumme ca. 5 + års e-mails uden at slette eller arkivere noget.

Plads til OneDrive for Business:

Microsoft 365 Business Standard begrænser organisationens OneDrive for Business-lagerplads til 1 TB pr. bruger, mens Office 365 E3 giver dig ubegrænset fillagring. Det er dog vigtigt at bemærke, at 1 TB pr. bruger er Total plads for en virksomhed, hvilket betyder, at hvis du som virksomhed har 10 brugere med Microsoft 365 Business Standard, får du faktisk 10 TB at dele mellem alle, hvilket er et væld af plads. Så medmindre du arbejder med tunge filer, såsom marketingmateriale, der har enorme Photoshop- eller AutoCAD-filer, ville dette sandsynligvis ikke være nogen betydelig fordel.

Aktivering af delt computer (shared activation):

Denne funktion, der leveres med alle virksomhedsplaner, herunder E3, gør det muligt for en virksomhed at installere Office 365 på en computer, som flere brugere har adgang til. Dette er nyttigt i følgende scenarier:

• Tre arbejdere på en fabrik deler den samme fysiske computer, hvor hver arbejder bruger Office på den pågældende computer i løbet af deres otte timers skift.
• Femten sygeplejersker på et hospital bruger Office på ti forskellige computere i løbet af dagen.
• Fem medarbejdere opretter fjernforbindelse til den samme computer for at køre Office.
• Flere medarbejdere bruger Office på én computer, der er placeret i et mødelokale eller et andet offentligt rum i virksomheden.

Forebyggelse af datatab i Office 365:

Microsoft kan scanne alle dine data og identificere følsomme oplysninger som kreditkortnumre, CPR-numre, adgangskoder og efterfølgende automatiske handlinger, der er knyttet til dem. Hvis en medarbejder f.eks. klikker på “send” på en e-mail, der indeholder et CPR-nummer, kan DLP-reglen (Data Loss Prevention) automatisk kryptere e-mailen. Derudover kan det skabe en pop up, der uddanner medarbejderen i ‘gode sikkerhedsmanerer’, så dine medarbejdere bliver bedre uddannet. DLP kan også blot stoppe e-mailen fra at blive sendt i første omgang. Det er op til brugeren. Mulighederne for regel- og handlingsoprettelse er mange, hvilket betyder, at dit IT-team får den væsentlige kontrol over data, de har brug for til at forhindre dataovertrædelser.

Microsofts tekniske dokument indeholder følgende 5 eksempler på DLP-politikker:

• Identificér følsomme oplysninger på tværs af mange placeringer. Du kan f.eks. identificere ethvert dokument, der indeholder et kreditkortnummer, der er gemt på et OneDrive for Business-websted, eller du kan kun overvåge OneDrive-webstederne for bestemte personer.
• Undgå utilsigtet deling af følsomme oplysninger. Du kan f.eks. identificere ethvert dokument eller en mail, der indeholder en tilstandspost, der deles med personer uden for organisationen, og derefter automatisk blokere adgangen til dokumentet eller blokere for, at mailen sendes.
• Overvåg og beskyt følsomme oplysninger i skrivebordsversionerne af Excel, PowerPoint og Word. Ligesom i Exchange Online, SharePoint Online og OneDrive for Business indeholder disse Office-skrivebordsprogrammer de samme funktioner til at identificere følsomme oplysninger og anvende DLP-politikker. DLP giver løbende overvågning, når folk deler indhold i disse Office-programmer.
• Hjælp brugerne med at lære, hvordan de overholder reglerne uden at afbryde deres arbejdsproces. Du kan oplyse dine brugere om DLP-politikker og hjælpe dem med at forblive kompatible uden at blokere deres arbejde. Hvis en bruger f.eks. forsøger at dele et dokument, der indeholder følsomme oplysninger, kan en DLP-politik både sende dem en e-mail-meddelelse og vise dem et tip i forbindelse med dokumentbiblioteket, der giver dem mulighed for at tilsidesætte politikken, hvis de har en forretningsberettigelse. De samme tips vises også i Outlook på internettet, Outlook, Excel, PowerPoint og Word.
• Få vist DLP-rapporter, der viser indhold, der svarer til organisationens DLP-politikker. Hvis du vil vurdere, hvordan organisationen overholder en DLP-politik, kan du se, hvor mange der svarer til hver politik og regel over tid. Hvis en DLP-politik giver brugerne mulighed for at tilsidesætte et tip og rapportere et falsk positivt, kan du også se, hvad brugerne har rapporteret.

Office 365-opkaldsplan + telefonsystemkompatibilitet:

Denne funktion er for mange virksomheder den primære grund til, at virksomheder beslutter at købe Office 365 E3 i stedet for Microsoft 365 Business Standard. Med E3 kan du bruge Microsoft Teams som din VoIP-telefon (Voice over IP), så du kan foretage og modtage telefonopkald fra enhver enhed (smartphone, PC, tablet, Mac osv..).
Det betyder også, at du ikke længere behøver at beskæftige dig med telefonselskaber, der får dig til at underskrive langsigtede kontrakter. Din telefonregning afregnes måned-til-måned, og du kan annullere når som helst.

Ubegrænset e-mail-arkivering:

Hvis du med Microsoft 365 Business Standard har nået 100 GB indbakke-kapaciteten, kan du købe mailarkivering for ca. 20 kr. pr. bruger / måned. Men med E3 får du ubegrænset arkivering, der som standard giver dig 1 TB arkiveringsplads pr. bruger med automatisk udvidelse. Denne arkiveringsfunktion bruges normalt til overholdelseskrav, f.eks. i den juridiske industri eller finansbranchen.

Sikkerhed i Office 365 Cloud-apps:

Dine medarbejdere bruger et væld af forskellige apps, hvoraf mange IT-afdelingen måske ikke kender til. Dette kaldes Shadow IT, og da de ikke har indsigt i, hvilke cloud-apps alle bruger, kan de ikke begynde at beskytte deres brugere eller din virksomhed imod potentielt skadelige apps. Cloud App Security giver dit team den nødvendige synlighed og kontrol.

Microsofts tekniske dokument omkring Cloud App Security beskriver følgende fordele:

• Opdag og styr brugen af Shadow IT: Identificér de cloud-apps, IaaS- og PaaS-tjenester, der bruges af din organisation. Undersøg brugsmønstre, vurdér risikoniveauet og forretningsparatheden for mere end 16.000 SaaS-apps mod mere end 80 risici. Begynd at administrere dem for at sikre sikkerhed og overholdelse.
• Beskyt dine følsomme oplysninger overalt i skyen: Forstå, klassificér og beskyt eksponeringen af følsomme oplysninger. Udnyt out-of-the-box-politikker og automatiserede processer til at anvende kontrolelementer i realtid på tværs af alle dine cloud-apps.
• Beskyt mod cybertrusler og -uregelmæssigheder: Registrér usædvanlig adfærd på tværs af skyapps for at identificere ransomware, kompromitterede brugere eller risikable applikationer, analysér højrisikobrug og afhjælp automatisk for at begrænse risikoen for din organisation.
• Vurdér overholdelsen af dine cloud-apps: Vurdér, om dine cloud-apps opfylder relevante overholdelseskrav, herunder overholdelse af lovgivningen og branchestandarder. Undgå datalækager til ikke-kompatible apps, og begræns adgangen til regulerede data.

Kryptering af Office 365-meddelelser (OME):

Mange af de mennesker, vi taler med, tror, at deres e-mails er krypteret som standard. Rigtig mange mennesker er ikke klar over, at deres følsomme oplysninger bliver udsendt i klar tekst. Faktisk er alt, hvad en hacker kan gøre, er at sidde i en kaffebar, koble sig på det åbne WIFI-netværk og se alle de e-mails, der sendes af folk omkring dem, heriblandt også at opsnappe passwords til kreditkort eller portaler. Med Office 365 OME kan du sende krypterede e-mails til personer i og uden for din virksomhed uden at have brug for et tredjepartsværktøj.

Prissætning:

Office 365 E3 koster kr. 146,50 pr. bruger/måned, mens Microsoft 365 Business Standard (tidligere kendt som Office 365 Business Premium) er kr. 78,70 pr. bruger/måned

Konklussion:

Office 365 Business Standard og Office 365 E3 har, selv om de ligner hinanden, bemærkelsesværdige forskelle. Hvis du er nysgerrig efter, hvilken der passer bedre til dig, kan du række ud til vores ekspert, Allan Lind ved Commerze-IT A/S for et uforpligtende møde med rådgivning om hvilken licens, som er den rette for jeres virksomheds medarbejdere.
Overvej eventuelt også at kigge på Microsoft 365 Business Premium, som også indeholder Microsoft EMS (Enterprise Mobility og Security). Med denne udvidelse bliver jeres medarbejdere løftet til en højere sikkerhed, især også i forhold til 2-faktor sikring på opkoblinger udefra og især i forhold til at Covid-19 pandemien har forårsaget at mange medarbejdere kobler på virksomhedens systemer hjemmefra. Prisen på Microsoft 365 Business Premium er kr. 125,90 pr bruger/måned.