Det kan være en stor omvæltning at skulle arbejde hjemmefra, men du kan stadig være produktiv og holde forbindelsen. Disse 10 tips viser dig hvordan. Fjernarbejde er ved at blive hverdag, men overgangen kan tage lidt tid. Med de rigtige værktøjer, nogle få justeringer og selvfølgelig en smule tålmodighed behøver det imidlertid ikke at være skræmmende. I denne e-bog præsenterer vi 10 nemme ting, du kan gøre for at optimere den måde, du arbejder og holder forbindelsen til dine kollegaer på, så I kan arbejde effektivt som et team. Vi kommer også med forslag til, hvordan du kan bruge disse tips i Microsoft Teams, hubben til teamwork i Office 365. Hos Microsoft er vi her for at støtte dig med ressourcer, værktøjer og råd, når du skifter til fjernarbejde.

1: Kom i gang med det samme

Fjernarbejde og virtuelle møder er måske nyt for nogle medlemmer af dit team. Du kan hjælpe dem med at komme i gang hurtigere ved at bruge lidt tid i begyndelsen af et projekt på at give deltagerne en rundvisning i arbejdsområdet: hvor filerne gemmes, hvor man kan deltage i den relevante gruppechat, samt hvilke applikationer eller andre værktøjer I kommer til at arbejde med. Når alle er fortrolige med det teknologiske miljø, er det nemmere at fokusere på det arbejde, der skal udføres. I Microsoft Teams kan du oprette kanalen under kickoffopkaldet eller konfigurere den på forhånd.

2: Del dit arbejde

Når du befinder dig samme sted som dine kollegaer, sker en masse deling og samarbejde, uden at I behøver at tænke over det. Når du arbejder hjemmefra, kan det være en god idé at have en mere aktiv tilgang. Det kan være en hjælp til at forbedre samarbejdet og sørge for, at alle er ajour, hvis du sender statusopdateringer, oplysninger om igangværende arbejde og feedback oftere, end du måske ellers ville gøre. Brug af værktøjer som @ mentions og teamchats kan medvirke til at få opmærksomhed fra de kollegaer, som du har mest brug for bidrag fra. I Microsoft Teams er gruppechat et godt sted at udveksle idéer. Hvis du vil dele en fil, skal du uploade den til fanen Filer, hente linket og indsætte det i chatten.

3: Hold dig opdateret

Muligheden for at arbejde på en mobilenhed giver ekstra fleksibilitet til at administrere arbejde, selv når du ikke befinder dig i et traditionelt kontormiljø. Du kan deltage i møder, være med i gruppechats eller endda redigere dokumenter fra en smartphone eller tablet, så du kan holde forbindelsen, selv når du ikke sidder ved din hjemmearbejdsplads. Men husk, at det er vigtigt at opretholde grænser for at forhindre udbrændthed. Hvis du har brug for en pause, kan du sætte din status til “Ude” eller “Ikke tilgængelig”. Microsoft Teams-mobilappen holder dig forbundet fra næsten hvor som helst. Kommuniker med kollegaer, del filer, samarbejd om dokumenter, og deltag i konference opkald – alt sammen fra din smartphone eller tablet.

4: Bevar kontakten

Fjernarbejde kan godt betyde, at du i første omgang føler dig frakoblet. Hvis du har adgang til videochat, kan det være en god måde at have en mere personlig kontakt med dine kollegaer under møder. Konferenceopkald er ofte meget effektive og forretningsorienterede – men det kan være anstrengende at have mange af dem lige efter hinanden. Mange eksterne teams oplever, at det kan være med til at holde energien høj, hvis man bruger et par minutter i starten af et møde på lige at snakke almindeligt med hinanden. Nogle planlægger sågar virtuelle sociale sammenkomster som erstatning for traditionelle virksomhedsarrangementer. Microsoft Teams placerer de kommunikationsværktøjer, du bruger, på ét sted. Du kan se, hvem der er online og tilgængelig til en hurtig chat, et videoopkald eller et telefonopkald.

5: Hold dig organiseret

Mange eksperter i fjernarbejde fremhæver vigtigheden af at have et særligt arbejdsområde i dit hjem, eller hvor du ellers arbejder eksternt. Det gør det også muligt at holde dit digitale arbejdsmiljø organiseret. En måde at gøre dette på er at aftale, hvordan alle skal navngive mapper, hvor forskellige typer filer gemmes samt strukturen for digitale teams og grupper. Uanset om det er i en chat-, fil- eller trådsamtale, kan du finde det, du leder efter, på ét sted – din Microsoft Teams-kanal. Plus, du kan bogmærke samtaler eller endda gemme bestemte dele af en, sammen med sammen med før-og-efter-kommentarer så det er nemmere at spore vigtige oplysninger.

6: Drag fordel af digitalt samarbejde

På nogle måder kan fjernarbejde faktisk være nemmere end at samarbejde ansigt til ansigt. Lad os for eksempel tage samredigering. Det gør det muligt for to personer at arbejde på et dokument, et regneark eller en præsentation på samme tid. De kan se hinandens ændringer i realtid, og det er langt hurtigere end at e-maile dokumenter frem og tilbage. En anden løsning er at prøve et digitalt whiteboard, som er godt til at registrere resultaterne af en gruppebrainstormingsession. Når I bruger Microsoft Teams, kan I redigere Officedokumenter sammen, sikre, at I altid har de seneste filer og nemt oprette forbindelse for at samarbejde – alt sammen på ét sted.

7: Hold effektive digitale møder

Digitale møder kan være lige så produktive som personlige møder – og nogle gange endda mere produktive – særligt hvis I husker nogle få bedste fremgangsmåder. Sørg for at dele eventuelle baggrundsdokumenter eller -oplysninger i god tid, så deltagerne har tid til at forberede sig. Når du afholder et digitalt møde, kan det nogle gange være svært at vide, når en deltager har noget at sige. Du kan håndtere dette ved at holde hyppige pauser og bede om feedback. Hvis du kan optage møderne, kan det også give folk en chance for at indhente det forsømte eller gennemgå dem senere. Microsoft Teams er designet til at hjælpe dig med at holde produktive digitale møder. Det omfatter også, at personer uden for din organisation kan få adgang, hvis du sender dem et link – der kræves ingen plugin. Du har også mulighed for at sløre din baggrund under videoopkald, så den ikke forstyrrer.

8: Fokusér på de vigtige ting

Gruppechat hjælper alle med at holde kontakten, og det er en god måde at bevare de virkelig vigtige sociale forbindelser. Men nogle gange vil du bare gerne koncentrere dig om dit eget arbejde. Brug @ mentions til at markere noget, så en anden bliver opmærksom på det, og gennemgå svar på vigtige meddelelser, du har sendt. Du kan også chatte én-til-én for at få oplysninger eller feedback direkte fra en enkelt person. Filtrer FYIs ud for at se, hvad der er mest kritisk og tidsfølsomt. Du skal bare gå til Microsoft Teams-aktivitetsfeedet, vælge tragt-ikonet og filtrere efter @mentions eller svar på en meddelelse, du har sendt.

9: Få dit budskab igennem

De seneste teknologiske fremskridt gør det nemmere at arbejde på tværs af sproglige eller geografiske barrierer. Udforsk dine muligheder, og øg din mulighed for at samarbejde. Hvis du opretter forbindelse til kollegaer i andre lande, kan Microsoft Teams udføre oversættelser i realtid af chats og samtaler på 44 sprog. Hvis nogen sender dig en besked på et andet sprog end dit eget, skal du blot klikke på “flere muligheder” øverst i beskeden og trykke på “oversæt”.

10: Tilføj et personligt præg

Vi er alle vant til at kommunikere med venner og familie på sociale medier ved hjælp af “Synes om”, GIF’er og emojis. Hvis du bruger dem i arbejdssammenhænge, kan det også lette stemningen og styrke moralen, især når folk ikke arbejder i det samme fysiske lokale. I Teams kan du anerkende lederskab, kreativitet og problemløsning med en “Praise”-badge. Du kan også pifte dine opslag op med indbyggede klistermærker og GIF’er.